L’entretien d’un salarié mené par son supérieur hiérarchique est un outil majeur pour un manager. Il est le moment privilégié d’échanges « d’égal à égal » et qui peut avoir des effets positifs pour le salarié et par ricochet pour l'entreprise. Il permet notamment de :
enrichir la relation entre le manager et le collaborateur ;
approfondir la relation managériale pour mieux partager les objectifs généraux ;
orienter les actions collectives et individuelles ;
donner de l’énergie ;
aider le collaborateur.
Cependant, mal maîtrisé, l’entretien en face à face peut aussi :
Etre destructeur au niveau de la confiance mutuelle,
Devenir un règlement de compte si mal compris,
Etre démotivant,
Aller contre les intérêts de l’organisation.
Ainsi, nous proposons de faire un atout managérial de l’injonction du législateur qui concerne l’obligation de l’employeur sur l‘entretien professionnel et qui est cadré par la loi du 5 mars 2014.
Quels sont les éléments de cette obligation et dans quelle mesure modifie-t-elle les contraintes et les pratiques de l’employeur ?
Avant la loi du 5 mars 2014 ...
Avant cette loi, il existait trois types d’entretiens :
L’entretien annuel de développement ou d’évaluation : il n'était pas obligatoire. Cependant, il était un acte managérial très fort, car s’appliquant à participer à la gestion des emplois et des compétences ainsi qu’à la gestion des performances individuelles et collectives. De ce fait, il était un élément clé de la motivation managérial.
L’entretien professionnel : il était déjà obligatoire et devait être pratiqué tous les deux ans. Il exigeait de faire le point sur le projet professionnel avec le salarié compte tenu de la stratégie de l’organisation.
L’entretien "senior" : dédié aux plus de 45 ans. Il était un entretien de seconde partie de carrière pour réaménager la fin d’activité professionnelle progressive, compte tenu de l’expérience acquise et des besoins et des objectifs de fin de carrière du salarié. Cet entretien a fait l’objet pour un bon nombre d’entreprise d’"accord senior" avec les IRP.
Que dit la loi du 5 mars 2014 ?
Elle se propose de simplifier le dispositif global qui recentre ce thème sur deux entretiens pour le salarié :
l’entretien annuel : il reste facultatif et conserve les mêmes objectifs. NB : Nous reprendrons ce thème sur une autre publication, car il reste à notre sens l’entretien le plus percutant et un des outils majeur de managers.
l’entretien professionnel : il se voit modifier dans ses modalités, ses obligations et ses objectifs. En particulier, l'objectif affiché est de permettre de maintenir l’employabilité du salarié tout au long de sa carrière professionnelle.
Quels sont les éléments de l’entretien professionnel ?
Il doit avoir lieu tous les deux ans à compter de la date d’embauche du salarié.
Pour les autres salariés présents à la date de la loi, les entretiens doivent avoir lieu avant le 7 mars 2016.
Il doit être reproposé systématiquement au salarié en reprise d’activité (congé maternité, congé parental, arrêt maladie de plus de 6 mois…).
L’employeur est tenu d’informer le salarié, lors de son embauche, qu’il bénéficie de l’entretien professionnel tous les deux ans.
Tous les six ans, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié qui permet notamment de vérifier que le salarié a bien eu un entretien professionnel tous les deux ans et qu’il a bénéficié de deux actions au moins parmi les suivantes : suivi d'une formation, progression salariale ou professionnelle, ou acquisition des éléments de certification.
Toutes ses obligations doivent pouvoir être justifiées par une « traçabilité » auprès des instances de contrôles du ministère du travail, c’est-à-dire vis-à-vis de l'inspection du travail.
En cas de carence de l’entreprise lors de l’état des lieux réalisé au moment de l’entretien professionnel tous les six ans, une pénalité financière est due, mais uniquement, pour le moment, pour les entreprises de plus de 50 salariés. Cela peut aller à une pénalité équivalente à 3 000€ par salarié à temps plein et 3 900€ par salarié à temps partiel à payer auprès de l’OPCA concerné. ATTENTION : à ce jour, seules les entreprises de + de 50 salariés sont concernées, mais il est fort possible qu'une future jurisprudence puisse impacter les organisations de moins de 50 salariés.
Pour mieux visualiser, le calendrier de déploiement de la loi :
Que faire ?
Devant ces obligations, les entreprises doivent s’organiser selon leurs moyens et leurs ressources. Cependant, plusieurs points de vigilance sont à relever. Il faut une solide acquisition de compétences notamment en ce qui concerne :
la connaissance du texte législatif ;
la maîtrise de la traçabilité par l’utilisation d’outil informatique ou papier adapté ;
la maîtrise de la technique de l’entretien en face à face.
Alors quelles sont les possibilités pour un chef d’entreprise ? Il peut :
pratiquer lui-même les entretiens ;
les déléguer à un collaborateur ;
les externaliser auprès d'un cabinet.
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