Qu’est ce que déléguer ?
C’est faire accomplir une tâche ou laisser prendre des décisions à une autre personne (désignée par le vocable « délégataire ») qui est en général un subalterne (on délègue rarement à ses chefs … mais pourquoi pas !)
Pour pouvoir déléguer, il faut être persuadé que le délégataire, par sa meilleure connaissance du terrain, sera plus efficace pour effectuer la tâche, résoudre un problème, prendre une décision que l’on pourrait l’être nous-mêmes.
Cependant, déléguer, cela semble toujours assez compliqué et nous avons toujours de bonnes raisons pour ne pas le faire :
Que ce soit car « Je ne peux pas faire confiance à mes agents ! »,
ou bien parce que « Lorsque je délègue, je ne contrôle plus les résultats ! »,
ou bien encore car « Je suis le seul à détenir toutes les réponses ! »,
ou que « Je travaille plus rapidement seul ! »,
ou car « La délégation réduit mon autorité !»,
ou encore car « je vais passer pour un tir-au -flanc ! »
ou enfin – la raison la plus paradoxale, il est vrai – car « Je suis trop occupé(e) et je n’ai tout simplement pas le temps de déléguer. »
Alors pourquoi déléguer ? Parce que tout simplement cela vous dégagera du temps et vous permettra de vous donner d’autres priorités et de vraiment vous atteler aux missions pour lesquelles vous avez réellement une valeur ajoutée en tant que manager comme :
Donner un objectif précis
Solliciter des pronostics et faire des retours en temps réel sur les résultats à vos collaborateurs
Contrôler la conformité du schéma
Rappeler les règles du jeu
Développer la compétence de ses collaborateurs
Déléguer, OK mais comment ?
Identifiez les tâches que vous pouvez déléguer. Théoriquement, rien ne s’oppose au fait que toutes les tâches (missions ou activités) qui vous sont confiées soit délégables. Mais si vous déléguez tout ce que vous avez à faire, pourquoi votre société devrait continuer à vous payer ??? Concrètement, il existe des tâches à déléguer absolument et d’autres à prendre en charge vous-même.
Il est nécessaire de déterminer au préalable quelles sont vos missions essentielles, c'est-à-dire l’ensemble des activités que vous devez réaliser. Cela vous servira de guide pour arbitrer les priorités et de vous aider à vous concentrer sur l’important.
Une fois ce travail réalisé, il va falloir évaluer les enjeux de chaque mission et/ou activité à travers deux dimensions : l’urgence et l’importance. Tout ce qui apparaît urgent ET important, prenez-les en charge. Tout ce qui est non important est un bon candidat à la délégation. Parmi ce qui est planifiable, car non urgent, peut être également délégué, car, même dans le cas où votre collaborateur ne sait pas faire, vous avez le temps de l’accompagner et de le former pour sa réalisation.
Il peut être également assez aisément identifié comme délégable en priorité, toutes les tâches correspondant à du travail de détail (ex : localiser une panne, vérifier des chiffres …), à du recueil d’informations, à des tâches répétitives ou à de la représentation comme des visites ou des conférences (Faut-il être partout à la fois ?!).
A contrario, toutes les tâches suivantes font partie des choses à ne pas déléguer : la définition de la vision et des objectifs à long terme, la gestion des conflits, la discipline et le conseil (car permet de consacrer du temps à vos agents), les tâches délicates exigeant votre attention et votre expérience de manager et les missions personnelles confiées par votre hiérarchique souvent empreintes de confidentialité.
Identifiez le délégataire. Les critères de choix vont se porter sur le niveau de compétences et d’engagement, les limites éventuelles (confidentialité, obligations légales, …), les aspirations professionnelles de vos collaborateurs, les méthodes de travail de chacun et le potentiel de développement.
Fixez des objectifs SMART à votre collaborateur. Les objectifs donnent un but en terme de performance afin de mobiliser les énergies autour d’un résultat recherché. Personne ne peut réussir sans objectif, c’est-à-dire sans une vision concrète de ce qui doit être réalisé. Donc plus vos objectifs seront clairs et précis, plus la délégation se passera bien.
Faîtes adhérer votre collaborateur à la délégation. Pour cela, réaliser un entretien préalable de délégation dans lequel vous exposez clairement les attentes, proposez des points de contrôle et répondez aux questions du délégataire.
Suivez la délégation. Adaptez votre suivi en fonction de l’autonomie de votre collaborateur que vous avez déterminée à travers la double composante : Compétences x Engagement. Mettez en place un véritable accompagnement personnalisé en calquant la fréquence de suivi en fonction de votre collaborateur. Pensez à effectuez un suivi non intrusif en respectant les modalités énoncées lors de l’entretien de délégation.
Débriefez la délégation et félicitez. Cela permettra à votre collaborateur de pouvoir avoir un retour réflexif sur ce qu’il a réalisé , de partager un diagnostic et de faire un point sur le développement de ses compétences
Recadrez en cours de délégation si nécessaire. Étape à ne pas négliger : ce n’est pas parce que vous déléguez que vous n’êtes plus responsable ! Vous êtes et restez le garant de l’atteinte des objectifs.
Pour conclure...
Regardons la délégation du point de vue du manager : il s’agit de savoir repérer les personnes compétentes pour limiter les risques, de mettre en place une attitude de confiance, de savoir exprimer clairement ses attentes (consignes, objectifs, conseils) et d’accepter l’idée que quelqu’un d’autre peut faire correctement à sa place en prenant peut être plus de temps. Les facteurs clefs de la performance d’une délégation vont être des objectifs précis, le développement de l’autonomie des membres de son équipe et un management individualisé.
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